• 《善待自己的工作》第九章 善待工作,效率至上

  • 发布时间:2018-03-27 00:13 浏览:加载中

  •   效率就是生命!效率就是企业的血脉。效率至上是企业立足发展的不二竞争法则。成为一个高效能手,你不但能为他人树立了一个工作楷模的榜样。你还可以在最短的时间内完成自己所从事的工作,也就意味着你可以获得更多的工作成果和经验,从而可以在竞争者中脱颖而出,进而获得更高的薪水,职位和成就感。

      杜绝拖延的坏习惯

      【做事不拖延,是一个善待工作的优秀员工信念,这种信念有助于形成做事高效的良好工作作风,而这种良好的工作作风也为员工的将来打下了良好的基础。】

      高效的敌人是拖延,拖延是对生命的挥霍。拖延在人们的日常生活中司空见惯,如果你将一天时间记录下来,就会惊讶地发现,拖延正在不知不觉地消耗着我们的生命。

      对一位渴望成功的人来说,拖延最具破坏性,也是最危险的恶习,它使员工丧失进取心。一旦开始遇事推脱,就很容易再次拖延,直到变成一种根深蒂固的习惯性的拖延。优秀的员工能在瞬间果断地战胜惰性,积极主动地面对挑战,而有些员工却深陷于"激战"泥潭,和惰性拉来拉去,不知所措、无法定夺......时间就这样一分一秒地浪费了。

      夏宇是一位部门主管,每天早晨醒来就一头扎进工作堆里,忙得焦头烂额,寝食不安,整个人都快要崩溃了。于是,夏宇去请教另一个部门经理。正好看见他正在接听一个电话,听得出来,和他通话的是他的一个下属,而这位经理很快就给对方做出了工作指示。刚放下电话,他又迅速签署了一份秘书送进来的文件。接着又是电话询问,又是下属请示,公司经理都马上给予了答复。

      半个小时过去了,终于暂时没人"打扰"了,这位公司经理于是转过头来问夏宇有何贵干。夏宇站起身来说:"本来我是想请教您,身为一个公司的部门经理,您是如何处理好那么多的工作的,但现在不用了,您已经通过您的行动给了我一个明确的答案。我明白自己的毛病出在哪儿了,您是当时就把经手的问题解决掉,而我却无论遇到什么事,都先放下来,等一会儿再说,结果您的办公桌上空空如也,而我办公桌上的文件却堆积如山。"

      (资料来源:孙永波,成杰. 感恩你的工作.北京:中国华侨出版社,2009.)

      一个人能否在自己的事业生涯中取得成功,秘诀就在于从现在开始,不要把事务拖延到一起去集中处理,要行动起来,立刻去做手中的每一件事。同样,如果一个员工想要获得成功,就要下定决心改变拖延的恶习,不管做什么事都要集中全部精力去完成,全力以赴地去做,即使是写一封信也要如此。

      改变拖延首先要正视拖延。拖延不可否认是一种对我们自身有害的坏习惯。不要轻视这种习惯,有人认为坏习惯可以轻而易举地克服,所以就姑息它,日久天长,坏习惯将逐渐养成。坏习惯就像一棵长弯了的小树,你不可能一下子把它弄直。它不是一朝一夕能纠正的,这需要几个月,甚至几年的时间。

      凡是渴望成功的员工,都应该对自己平时的习惯做深刻的检讨,把那些妨碍高效的恶习一一找出来,如萎靡不振、马马虎虎、得过且过等,要勇于承认自己身上的这些不良习惯,不要找借口搪塞。把它们记下来,对照它们引起的错误,想想今后应该怎么做。若能持之以恒地纠正它们,就一定会改掉拖延的恶习。

      在瑞士温特图尔钟表博物馆的一些古钟上,刻着这样一句话:如果你能跟得上时间的步伐,你就不会默默无闻。这句富有哲理的话,值得所有员工们铭记于心。

      俄国文学家赫尔岑认为,时间中没有过去和将来,只有现实的现在。一个现在过去了,另一个现在立即来到。时间也可以说是许多个现在的整体集合。只有抓住了一个一个的现在,才可以积成一天、一月、一年。所以,从这个意义上说,"现在"是成就万事的里程碑。

      英国前首相丘吉尔平均每天工作十几个小时,使得几个秘书也整日忙得团团转。为了提高政府机构的工作效率,他在行动迟缓的官员的手杖上,都贴上了"即日行动"的签条。

      年轻的爱因斯坦潜心于科学研究,他的儿子出生不久,在家里,他常常左手抱儿子,右手做运算。在街上,他也是一边推着婴儿车,一边思考着他的研究课题。妻儿熟睡了,他还到屋外点灯撰写论文,最后他引起了物理学的一场革命。

      丘吉尔、爱因斯坦之所以比别人更成功,就是因为他们善于抓住现在,所以应该说,"现在"这个部分的时间最珍贵、最重要。因为无限的"过去"都以"现在"为归宿,无限的"未来"都以"现在"为渊源。"过去"是"现在"发展的基础,"现在"又是向"将来"发展的基础,现在把握不住,将来更无从谈起。谁不珍惜现在,便为葬送将来开了先例。

      高效工作的法则

      【"分清轻重缓急,制定优先顺序",这是二八法则的精髓。优秀员工都是以分清工作主次来统筹安排精力和时间,把有限的精神和时间用在最具有"生产力"的地方的。】

      很多公司的职员常常发出这样的感慨,"太忙了!""没有时间。"其实,并不是没有时间,而是很多人不懂得管理时间。如果我们把所有的时间都用来做最重要的事情,我们就能迅速提高我们的工作业绩。

      19世纪末20世纪初,意大利经济学家及社会学家巴莱多提出:在任何一组东西之中,最重要的通常只占其中的一小部分。这就是着名的"巴莱多法则",又称为二八法则。

      在一家公司,通常是20%的高绩效的人完成80%的工作。你也许会感到很惊讶,但这却是事实。比如在销售部,通常是20%的人带来80%的订单;在开会时,20%的人通常会提出80%的建议。也正因此,所有的优秀员工一致认为:高效率地完成工作的技巧源自于将80%的精力放在最重要的任务上。

      沙克是纽约某油漆公司的销售员,在工作的第一个月,沙克仅挣了1000美元。沙克很气恼:"为什么别人都能赚那么多,而我却这么少?"分析销售图表后,沙克 发现他的80%的业绩源自于他的20%的客户,但是,他却对所有的客户花费了同样的时间。沙克恍然大悟,拍着脑袋直喊"笨"。第二个月工作开始后,沙克把 他手中最不活跃的36位客户搁到最后,把80%的精力集中到最有希望的20%的客户身上,到第二个月月底,沙克赚到的钱是第一个月的10倍。

      因此,当你面临很多的工作不知如何着手时,当你耗尽全身的精神工作效率仍然提不上去时,当你为花了太多的精力做没多大意义的事而懊悔不已时,那么,就应该及时审视一下自身,看看自己是否在依照巴莱多的"二八法律"来进行工作。把80%的精力放在最重要的任务上,只有这样,你才能高效率地运用有限的精力,有效 地提高工作效率。

      将80%的精力用来完成最重要的工作,一个人的潜力就能得到更好的发挥,这就好像一个果农要想在秋天获得丰硕的成果,就要把果树上面的多余枝叶全剪除掉,只有这样,他才能在秋天享受到收获的快乐。

      了解"二八法则"的重要性之后,你还必须学会根据自己的核心能力,排定日常工作的优先顺序。建立起优先顺序,然后按照这个顺序,工作起来才会事半功倍。

      秩序,是善待工作的员工了然于胸的必修课。在美国国会图书馆的正上方,写着这样一句话:"天国的第一要律是秩序!"只有这样,才能减少忙乱,增加单位时间的效率。它既有益于工作,也有利于健康。

      有句谚语说得好:"喜欢条理吧,它能保护你的时间和精力。"培根也说:"选择时间就等于节省时间,而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。"工作无序、没有条理,必然会浪费时间。试想,如果一个搞文字工作的人资料乱放,本来一天就能写好的材料,找资料就找了半天,岂不费事?

      西方一些"时间管理"专家运用电子计算机做了各种测定后,为人们支配时间提出这样一条建议:"整齐就是效率"。他们比喻说:"木工师傅的箱子里,各种工具排列有序,不同长度的钉子分别放好,使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费时间相差无几,而效果却大不一样。"工作有序,就应把自己的工作任务清楚地写出来。

      工作有序性体现在对时间的支配上,首先要有明确的目的性。很多成功人士指出:如果能把自己的工作内容清楚地写出来,便能很好地进行自我管理,就会使工作条理化,因而使效率得到大大地提高。

      只有明确自己的工作是什么,才能认识自己工作的全貌,从全局着眼观察整个工作,防止每天陷于杂乱的事务中。只有明确办事的目的,才能正确掂量个别工作之间的不同比重,弄清工作主要目标在哪里。只有明确自己的责任与权限范围,才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮现象。

      法国作家雨果说过:"有些人每天早上预定好一天的工作,然后照此实行,他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划、靠遇事现打主意过日子的人,只有'混乱'二字。"

      工作目的、工作任务明确后, 能不能很好地实现,在于能否进行合理的组织工作。西方一位管理者深有体会地说:"总经理的最大困难之一是组织自己的时间。"

      组织工作首先要做好选择、区分的工作,剔除那些完全没有什么价值或者只有很小意义的工作,接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作,最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。

      美中贸易全国委员会主席唐纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的"三原则",即为了提高效率,每做一件事情时,应该先问三个"能不能":能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简单的方法来取代它?

      一名高效的员工应该经常记住:明确自己的工作是什么,并使工作组织化、条理化、简明化,这样才能最有效地利用时间,从而拥有一份愉快而高效的工作。

      化繁为简,高效工作

      【高效能人士都深知,马上行动,追求简单,事情越显得容易。反之,任何事都会对你产生威胁,让你感到棘手、头痛,精力与热情也跟着下降。】

      工作中,我们经常看到有的人善于把复杂的事物简单化,办事又快又好,效率高;而有的人却把简单的事情复杂化,迷惑于复杂纷繁的现象中,结果只能陷在里面走不出来,工作忙乱被动,办事效率极低。可见,化繁为简,善于把复杂的事物简单化,是防止忙乱、提高效率的法宝。

      在工作中,常会出现这样的现象:某位员工就某件事情汇报了半天,领导却不得要领,不知其主要说什么;某位员工就某件事写了一篇文字材料,洋洋数千言,可这件事到底是怎么回事,看了半天也让人不明白。这些都是效率低下的表现。

      詹森集团总裁兼执行长官的比尔`詹森,自1992年开始至今,持续进行一项名为"追求简单"的研究调查,长期观察企业员工的工作模式,探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括了来自460家企业的2500名人士,持续至今已经扩大到1000家企业,人数达到35万人,其中包括了美国银行、花旗银行与迪士尼等知名的大型企业。

      之后,詹森分别推出了《简单就是力量》和《简单工作,成就无限》两本书,詹森将"简单"的概念运用到日常的工作实务上。根据他多年的研究调查结果,现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是"缺乏焦点"。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;浪费了太多时间在不重要的信息上,却遗漏了关键的信息;抓不到重点,反复沟通同样的一件事情。

      (资料来源:郑一群,邱长富. 效率至上.北京:地震出版社,2008.)

      很多管理者都有这样的体会,当初创业时,只有老板和被雇用者两个层级,那时候上下级之间的关系非常简单,工作效能也很高。然而,当发展成为大公司后,关系越来越复杂,管理也越来越困难了。这是什么原因`管理大师彼得`杜拉克告诉我们说:"最好的管理是那种交响乐团式的管理,一个指挥可以管理250个乐手。"他通过调查和研究得出的结论是,对企业而言,管理的层级越少越好,层级之间的关系越简单越高效。

      会工作的人都知道火箭发射的原理:挣脱重力牵制凌空而去。作为卓越企业的高效能人士,必须想尽办法,化繁为简,将影响工作效率的障碍毫不足惜地甩掉。但"简单一些,不是要你把事情推给别人或是逃避责任,而是当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时,自然就能花更少的力气,得到更好的结果",詹森在接受记者访问时如此说道。换句话说,目标清楚、掌握重点、做好沟通,是简单工作的不二法门。

      世界500强企业之一的宝洁公司,其制度就具有人员精简、结构简单的特点,回应了詹森的简单原则。该公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录,推行简单高效的卓越工作方法。

      曾任该公司总裁的爱德华`哈尼斯在谈到这个传统时说:"从意见中择出事实的一页报告,正是宝洁公司作决策的基础。"他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令:"把它简化成我所需要的东西!"如果该备忘录过于复杂,他会加上一句:"我不理解复杂的问题,我只理解简单明了的。"

      很多公司都有过这样的经历:为了提高员工的工作效率,专门花重金请来专业的咨询公司,编写出了一套文采飞扬、图文并茂、理论和案例也十分丰富的规定性和执行性文件,但最后这些文件的命运都是殊途同归,往往被束之高阁,在公司的档案室里存储着,落满了灰尘。

      将所了解的事情用"一页备忘录"表述出来,并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查;二是要反复研究所得到的材料,"烂熟在胸",然后从中找出规律性的、代表性、本质性的东西来。如何衡量是不是"吃透"了,一个最简便、最有效的方法是:看能不能用"一页备忘录"概括你要讲的或写的内容。如果做到了,说明吃透了。反之,则说明汇报者对所说或所写的内容仍然是心中无数,无论怎么表述都很难收到理想的效果。

      因此,不管你的担子有多么重,也不管你所处的环境是多么的恶劣,你绝对有能力扭转被动局面,会将难事变简单。

      高效能人士都深知,马上行动,追求简单,事情越显得容易。反之,任何事都会对你产生威胁,让你感到棘手、头痛,精力与热情也跟着下降,就像必须用双手推动一堵牢固的墙似的,费好大的劲儿才能完成某件事情。化繁为简,会使工作变得可行,信心跟着大增。

      没有结果都是无用功

      【"没有功劳也有苦劳"的想法具有严重的危害性,承认苦劳就等于承认低效率,导致企业员工不再积极进取,而是得过且过,这样企业就没有任何效益可言。】

      俗话说:革命不分先后,功劳却有大小。企业需要的是能够解决问题、勤奋工作的员工,不是那些曾经作出过一定贡献,现在却跟不上企业发展步伐、自以为是不干活的老员工。在一个凭实力说话的年代,讲究"能者上,平者让,庸者下",没有哪个老板愿意拿钱去养一些不能给公司带来效益的闲人,因为不能为公司提供结果就是在浪费公司的资源。

      戴尔公司的核心经营原则就是"靠结果说话"。戴尔对业绩优秀的员工一向给予奖励。同时,对业绩平平者执行的是"严厉的走人政策"。戴尔对各部门、各分支机构的考核更看重最后的结果,主要包括:一是业绩方面的成果考核;二是削减成本的考核。戴尔的成果考核指标很多,有客户忠诚度的指标考核;有投资回报率的考核等。戴尔以业绩指标考核作为标准,督促或者引导员工为结果打拼。

      但是在工作中,人们经常会说"没有功劳也有苦劳"这句话,特别是那些能力不够的、对待工作没有尽力的人。这句话常常被他们用来安慰自己。他们认为,一项工作只要做了,不管有没有结果,就应该算成绩。

      当今企业中,有不少员工存在这样的想法。当上司交给的任务没有成功地完成的时候,就会产生"没有功劳也有苦劳"的想法,觉得企业的管理者会谅解自己的难处,会考虑自己的努力因素。

      但是,没有功劳的苦劳不但消耗了自己的时间,还浪费了企业的公共资源!因为,市场只认效率,公司只认功劳。公司只有创造了效益,员工才可以得到应有的报酬。假如企业生产的产品质量不好,不可能说这种产品虽然质量不好,但也是通过企业员工千辛万苦制造出来的,顾客就要将就着买去,消费者是绝对不会这样做的!

      经过多年的努力,何先生终于从一名普通的财务人员坐上了公司财务部门总监的位子,享受着优厚的薪水和福利待遇。何先生是公司的老员工,论资历在公司很少有人能与他相比,这也养成了他自以为是、目中无人的习惯。

      随着公司发展步伐的加快,公司陆陆续续地引进了一批新人,财务部也引进了一个名牌大学的财经专业毕业生。为了让新员工尽快适应工作岗位,公司要求老员工要尽量帮助新人。在新人到来的时候,身为财务部的负责人,何先生口口声声说要多帮助这位新来的员工。

      但这个新员工工作能力极强,除了懂财务、营销、外语和电脑,还曾经获得全国珠算大赛的大奖,可谓是才华出众。相比之下,何先生除了资历以外,几乎没有什么可以与人相比的。

      这让何先生感到了一种前所未有的压力,别说帮助别人了,自己有时还得向这位新员工请教一些问题。经过暗中观察,何先生发现这名新员工年纪轻,性格柔弱内向。经过一番策划,何先生对她制定了"全面遏制"的政策:处处为她设置障碍,尽量不让她接触核心业务,甚至连电脑也不让她碰,美其名曰"专人专用"。

      可这也没有难倒这位新员工,一支笔、一只算盘,把经她之手的账目做得漂漂亮亮、无可挑剔。来公司几个月来她都忍辱负重,工作上一丝不苟,精益求精,想抹杀都抹杀不了。

      何先生自己做的一些项目却频频出错。一次,他做的一个重大项目的账目被税务局指责不规范,面临处罚。公司新领导忍无可忍,给何先生施加压力,让全体员工参与全面"纠错"。不久,公司领导又毅然决定,由这位新进员工担任公司财务总监,何先生负责内务,这让他处在下岗的边缘。

      (资料来源:梁子. 员工工作准则.北京:中华工商联合出版社,2007.)

      可见,对结果负责,体现的是一个企业追求效率、超越自我的决心。用结果说话,才能在企业中形成良好的工作和人才环境,才能使企业不断前进,在市场竞争中站稳脚跟并日益壮大。

      工作的核心就是业绩。要想成为职场中的佼佼者,要想超越其他人,就要毫不懈怠、竭尽全力地把你那一行做好。如果你在工作的每一阶段都能以更高效率、更经济的方法办事,你在老板心目中的地位就会与日俱增。

      一分钟守则

      【工作过程中,我们其实有很多时间没有很好地安排和利用。你或许根本就没有察觉到它的存在,但它一直在影响着你工作的效率。要想提高你的工作效率,要做的就是把时间找出来,并很好地利用它。】

      假如现在给你一分钟,你能在一分钟内完成什么`

      一分钟说短不短,说长不长,也许根本什么都完不成,因为我们谁都知道,就算想清楚这个问题恐怕也不止一分钟!然而生活中就存在着靠短暂的一分钟时间来工作的人。

      在美国,一个保险业务员自创了"一分钟守则",他只要求客户给予他一分钟的时间,介绍自己的工作服务项目,一分钟一到,他就自动停止自己的话题,并向客户表示感谢。他严格遵守 "一分钟守则",充分珍惜时间,逼迫自己做到在一分钟之内让客户对他的业务感兴趣。就这样,他大获成功,业绩总是位居公司榜首。

      信守一分钟的承诺,不仅保住了自己的尊严,同时还激发了别人的兴趣,让对方对这一分钟产生好奇,并珍惜这一分钟的真诚服务。如果我们也能有效地利用每一分钟,就一定能为自己赢得更多的机会。

      周祁宏自工作以来,他一直保持着一个非常独特的习惯,每天提前10分钟上班,推后10分钟下班。他认为这样将会为有效利用时间去做好工作规划。每天都提前10分钟到达,可以对一天的工作做个规划,当别人还在考虑当天该做什么时,他已经走在了别人的前面。

      因为他说:"推后10分钟下班,对今天的事情做个完整的总结,为明天的事情做个计划,如此一来,工作条理就会更加清晰。"

      周祁宏每天加班两个10分钟,自然被老板看在了眼里,因为每天下班员工离开之后老板还要在公司处理事情,他看到周祁宏还在公司,忙的时候就常常让他帮忙。这样一来,周祁宏自然与老板有了更多的沟通机会,得到老板的重用也就在常理之中了。

      (资料来源:郑一群,邱长富. 效率至上.北京:地震出版社,2008.)

      有效利用时间,不仅要利用好全部的正常工作时间,更要利用好琐碎的时间。成功的人都是善于利用琐碎时间的人,也许这些平时让你忽略的琐碎时间,积累起来却会让你大吃一惊。只要每天能够多利用10分钟,一个月就是6个小时,而一年就是72个小时!在这段时间内,你完全可以创造相当高的价值。

      有这样一个题目:在一个同时只能烙两张饼的锅中,三分钟内烙好三张饼,每张必须烙两面,每面烙一分钟。按照常规的算法,烙好三张饼最少需要四分钟的时间才能完成。

      节省时间的做法是:先烙两张饼,一分钟后,把一张翻烙,另一张取出,换烙第三张,又过一分钟,把烙好的一张取出,另一张翻烙,并把第一次取出的那张放回锅里翻烙,结果三分钟后三张饼全烙好了。这就是效率的作用。效率意识的真正含义就是有效地利用时间,在最短的时间内取得最好的成绩。

      一位老板为了提高开会的效率,买了一只闹钟,开会时用来计时,规定每个人发言只有5分钟,这一措施使得开会效率大大提高,因为员工变得分外珍惜开会时间,把握发言时间。

      每一个纵横职场的成功的员工,都是善于寻找隐藏的琐碎时间,并加以合理利用的人,就算开车停在十字路口等红绿灯的那不到几十秒的时间,也有人把它利用起来。

      苏琳是一家公司的业务经理,她善于利用一切琐碎的空余时间,即使在等红绿灯或者塞车时,也会拿出客户的资料看看,以加深印象。每天下班她都带上一叠信件,利用等红绿灯的时间在车里看信。她认为这段时间正是可以用来淘汰垃圾信件的好时候,所以她每次都在第二天到达办公室时就已经进行了一番筛选,这样一来,等她一进办公室,就可以把垃圾信件处理掉了。

      苏琳每年很多时候都要出差,到各地奔波,她常常利用乘飞机或者火车的时间给客户写短信。苏琳经常告诉她的下属:"与客户保持良好的关系,对我们来说非常重要。我们不能白白浪费这些琐碎的时间,要时刻想着为客户做点什么。"

      (作者自己根据资料创作的案例)

      善于利用好时间非常重要,如果时间不好好规划一下,就会白白浪费掉。经验表明,成功与失败的界限在于怎样分配时间,怎样安排时间。在工作中,一些员工往往认为这儿几分钟,那儿几分钟算不得什么,其实它们的作用非常大。正像本`富兰克林所指出的:"时间是所有资源中最重要的资源之一,既无法替换也无法补救。你的时间用错了,你的使用也就到头了。"

      刘先生是一家公司的经理,这天早上和往常一样,刘先生走进办公室,看到桌子上一摞的报表,感到很头疼。但是迫于工作需要,他只好静静地坐下来,认真地审阅。当看了一部分后,秘书走了过来,告诉他有一位客户要见他。

      刘经理毫不在意地说:"让他先在客厅等一会儿,我马上就过去。"

      大约一杯茶的时间,刘经理走进了会客室,看见客人正焦躁地在会客大厅里徘徊,他马上满脸堆笑地说:"真抱歉,我今天的事情太多了,实在抽不开时间。"

      客人听了他的这句话,非常气愤地说:"既然你实在没有时间,那么我们改天再谈吧。"

      客人说完转身就走了,刘经理不知所措地看着客人的背影消失在门口。

      第二天公司就辞退了刘经理,因为刘经理的行为使公司失去了一个十万美元的生意。

      (资料来源:郑一群,邱长富. 效率至上.北京:地震出版社,2008.)

      刘经理不是很忙,而是没有设计好时间,消极面对工作。最重要的结果是,不但被上司给辞退了,而且也给自己带来了更多的痛苦和烦恼。

      每一个优秀员工之所以能够优秀,就是因为他们能够有效地利用每一分钟,珍惜每一分钟。这就是时间的价值。这样的员工是高效率的员工,也是令老板所器重的员工,他们迟早会成为纵横职场的核心人物。一个人要想做事高效,要想获取事业的成功,就必须重视时间的价值,最大限度地有效利用时间。

      用思考赢得高效

      【同样的工作,不一样的方法。有些人只懂勤勤恳恳、循规蹈矩,终其一生也成就不大。而聪明的人却在努力寻找一种最佳的方法,在有限的条件中发挥才智的作用,将工作做到最完美,用思考赢得高效。】

      许多人确实试图延长他们的工作时间,以完成更多的工作,却没有用。工作需要弹性,它就像是一种气体,会自动膨胀,并填满多余的空间。

      时间管理专家并不鼓励你为解决时间问题而延长工作时间。如果一个计划到下班时还没写完,也许你会自然地想到晚上继续加班,你把晚上当作了白天的延伸,不仅影响家庭和社会生活,它还降低工作效率,你成了整个事件中唯一的受害者。

      有个小城镇,镇里缺少水源,为了解决这个问题,镇里的人决定对外签订一份送水合同,以便每天都能有人把水送到镇子里。镇里的长者把这份合同同时给了两个愿意接受这份工作的人。

      得到合同的两个人中的一个人叫王二,他立刻行动了起来。每日奔波于一里外的湖泊和村庄之间,用他的两只桶从湖中打水并运回村子,并把打来的水倒在由镇民们修建的一个结实的大蓄水池中。每天早晨他都比其他村民起得早,以便当村民需要用水时,蓄水池中已有足够的水供他们使用。由于起早贪黑地工作,王二很快就开始挣钱了。尽管这是一项相当艰苦的工作,但是王二很高兴,因为他能不断地挣钱,他对这份工作感到满意。

      另外一个获得合同的人叫李三。自从签订合同后他就消失了,几个月来,人们一直没有看见过李三。这令王二兴奋不已,由于没人与他竞争,他挣到了所有的水钱。

      李三很有头脑,他做了一份详细的商业计划书,并凭借这份计划书找到了几个投资者,一起开了一家公司。六个月后,李三带着一个施工队和一笔投资回到了村庄。花了整整一年的时间,李三的施工队修建了一条从村庄通往湖泊的大容量的不锈钢管道。

      (资料来源:王玉前. 改变思维,改变命运.北京:当代世界出版社,2009.)

      每当你要做出工作决策时,这个故事或许能给你以启发,所以我们应时常问自己:"我究竟是在修管道还是在运水?""我是在拼命地工作还是在聪明地工作?"

      科学家牛顿说:"无头绪地、盲目地工作,往往效率很低。正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间。"然而,很多人却充当着"消防员"的角色,自觉或不自觉地把大部分时间用于处理急事,他们每天都在处理危机、四处救火。每天下来,他们总是身心疲惫不堪,但收效甚微。

      时间是公平的,每个员工一天的时间都是24小时。但是,有些人用同样的时间做了比别人更多的事,这些人显然更有掌握时间的窍门。这种窍门是我们可以获得的,它可能成为高效能人士最有价值的工作方法。

      玛丽`凯创办化妆品公司初期,听到一则有关"如何提高工作效率"的故事,故事的精义是"每天写下六件最重要的事,然后按顺序执行"。玛丽`凯心想,如果这个方法对吉尔而言价值百万,对我也会有同样的价值。因此,她开始在每天下班前也写下明天做的六件重要的事情,而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽`凯化妆品公司拥有十多万名业务员,她为他们印制了上百万份的粉红色的小便条本,每一张便条纸上写的都是:"我明天必须做的六件重要事情。"

      玛丽`凯说:"我在这些年的工作中收集了一些自己安排时间的最佳技巧。每天留出一段不受干扰的时间来做计划,坚持不懈的确有点困难,不过拿出20分钟不受干扰的时间来做计划,效果与90分钟总被打扰的时间相同。如果你挤不出20分钟的时间,留出10分钟也可以。你对时间的投资会有丰厚的回报的。

      "集中处理,把事情放在一起做,把所有的语音邮件都一次做完;把所有的电话都一次回完;把备忘录和信都一口气写完。尽量减少从做一件事转到做另一件事的次数。检查放入文件柜中的每份报告。真的有必要看这份报告吗`如果没必要,扔到一边去。对回复电子邮件进行控制。把回复邮件放进时间表中,这样电子邮件就不会干扰我的时间了。清理办公桌。混乱不堪的办公桌会让人觉得你没有条理-你不得不在桌上翻来翻去地找东西。制定可操作性强的工作计划表,既要尽可能注重成本效益,也要尽可能将精力集中,把每项可能的工作推向前进。"

      (资料来源:郑一群,邱长富.效率至上.北京:地震出版社,2008.)

      从某种意义上可以说效率胜于完美,时间决定成败。完美主义的人常因过度在意无法达到百分之百,而使得不完美的部分反而愈来愈多。在这个变化迅速的时代里,你必须学会运用高效的方法赢得胜利。

      规划是高效的"催化剂"

      【工作规划是优秀的制胜法则,也是高效的工作法则!假如你的一个工作规划发生了问题,应当更换另一个规划,这样才能重新确定自己的强项!】

      高效工作者的计划表是非常明晰的。现在时兴一个概念,"生涯规划"。所谓生涯规划,就是"把未来想做什么、如何做"做成计划,然后按照这些计划去努力。你的强项源于你对未来的规划能力。生涯规划开始得越早越好。不过大部分人都是踏入社会后才来规划。那么该如何规划呢?

      生涯规划可分为事业规划和生活规划。方向定了,然后就朝这个方向前进,并创造必要的条件。有了规划,就要事先作准备。不过,有些事是人们无法料想到的,因此你的规划必须顺应主客观的情势,要作某种程度的修正;但要避免全盘推翻,因为这会浪费你过去的努力,除非你发现过去的规划是错的!最重要的一点是,有了规划,就要彻底执行,并且要有面对问题和挑战的勇气。如果因循苟且,你的规划绝对会打折扣,甚至根本不可能实现。高效的渴望是发掘自己强项的"催化剂",明确的规划是发掘强项的"钥匙"。

      1888年,作为银行家的里凡`莫顿先生成为美国副总统候选人,一时声名显赫。1893年夏天,詹姆斯`威尔逊先生到华盛顿拜访里凡`莫顿。在谈话之中,威尔逊偶然问起莫顿是怎样由一个布商变为银行家的。里凡`莫顿说:"那完全是因为爱默生的一句话。当时我还在经营布料生意,业务状况比较平稳。但是有一天,我偶然读到爱默生写的一本书,书中这样写道:'如果一个人拥有一种别人所需要的特长,那么无论他在哪里都不会被埋没。'这句话给我留下了深刻的印象,顿时使我改变了原来的目标。

      "当时我做生意难免要去银行贷些款项来周转。看到了爱默生的那句话后,我就仔细考虑了一下,觉得当时各行各业中最急需的就是银行业。人们的生活起居、生意买卖,处处都需要金钱;天下又不知有多少人为了金钱,吃尽苦头。于是,我下决心抛开布行,开始创办银行。在稳当可靠的条件下,我尽量多往外放款。一开始,我要去找贷款人,后来,许多人都开始来找我了。"

      (资料来源:http://www.rtt481.com/rtt/rtt-5225.html)

      自古以来,不知有多少人因为一生干着不恰当的工作而遭到失败。在这些失败者中,有不少人做事都很认真,似乎应该能够成功,但实际上却一败涂地。原因在于,他们根本就没有找到适合自己的工作。

      如果你所从事的工作一直没有成功的希望,那就不必再浪费时间了,不要再无谓地消耗自己的精力,而应该再去寻找另一片沃土。当然,在你重新确定目标,改变航向之前,一定要经过慎重考虑,尤其不可三心二意,朝三暮四

      美国西部一位着名的木材商人,他曾经做了40年的牧师,可是一直无法成为一个出色的牧师。他考虑再三,对自己的优势和弱点有了重新的认识后,立刻重新规划自己的职业生涯,改变目标,开始经营商业。他从此一帆风顺,最终成为一个全国有名的木材商人,富甲一方。

      一个人由于找错了职业以致不能充分发挥自己的才干,这实在是件可惜的事情。但是,只要找到正确的方向,就完全有可能走上成功之路。只要你能够认识到这个问题,就算晚了一些,也仍然有东山再起的希望。

      "生涯规划是人生的指针!"这是优秀员工的制胜法则,也是高效工作的法则!

      做一个效率管理者

      【伟大的人物都有一个相同的地方,他们都是良好的效率管理者,他们之所以重视效率管理,是因为他们知道效率管理就是人生管理,就是人的生命管理。】

      怎样才能让自己成为一位忙而不乱、轻松高效的效率高手呢`德国效率专家洛塔尔`赛维特认为提高效率可以从以下三个方面入手:时间管理、任务管理、个人管理。

      时间管理能力的高低,决定你事业和生活的成败。时间总是眷顾那些垂青于它的人,古今中外的成功人士都是时间管理的高手。

      鲁迅一天必须完成规定的文字;前任惠普总裁卡莉`菲奥莉娜每天四点半起床,当别人来到办公室的时候,她已经工作了几个小时;居里夫人连多余的椅子都不肯放置 ,害怕来客坐下来谈天说地耽误时间;巴尔扎克为了提高工作效率,每天都让自己的"早晨从中午开始",把自己最有创造力的时间都用在创作上;雨果通过运动使本来枯萎的生命又得到延长,又为人类写出了许多光辉的着作。

      (资料来源:http://zhaojingfeng23.blog.163.com/)

      其实,时间管理是一套有章可循的技能体系,只要愿意,你也可以通过学习时间管理来获得时间的青睐,让时间随着你的节奏翩翩起舞。

      一个杰出的人,一定是讲究条理,追求效率,重视并且善用自己的时间的人。如果你能有系统地运用时间管理技巧,你可以提高收入,增加收入,快速在职位上升迁,提高自己的生活水准,甚至使你活得更长久一点。

      任务管理是一门技巧,是提高效率的第二条途径。

      每个人每天都有大量的事情需要处理,但并非所有的任务都会给我们带来同等的回报,在管理自己任务的时候,你也要让自己变成"势利眼",学会"嫌贫爱富"。

      美国前总统克林顿在自传中写道:"我每天都想着只做那些对自己真正重要的事情,而且要随时防备那些次等的工作偷走我的时间。"

      二战名将艾森豪威尔将军在担任哥伦比亚大学校长之后把许多工作都推给了副校长。美国时间管理专家阿兰拉金建议每个人都在办公桌旁边准备个垃圾桶,"把那些不重要的工作统统扔进垃圾桶"。

      然而,任务管理并不是要推卸工作,事实上,当一个人真正懂得统筹安排工作的时候,他的工作会带来更高的效果,他也才会有更多时间来处理更多真正重要的工作。在很多情况下,造成我们效率低下的罪魁祸首其实正是我们本人。

      一个人的习惯会在很大程度上影响一个人的成就。有人说,"要想知道一个人会有怎样的成就,只要看看他的办公桌就知道了"。仔细观察一下,自己会不会随手乱放文件,需要时又会花上好长时间四处乱翻`会不会在忙碌之后突然发现自己忘掉了一件真正重要的工作`而又会不会在匆忙应付完一件工作之后发现自己不得不用更多的时间来补救失误`事实证明,真正的高效率人士都是非常善于进行自我管理的。

      李嘉诚告诫自己凡事做出决定都不要超过24小时。

      诺基亚公司对新员工进行培训时就明确要求受训者学会把用过的东西放回原处,理由是不想让员工把时间用在找东西上。

      杰克`韦尔奇习惯于使用便条,他要求所有子公司"要么在自己的行业中做到第一,要么做到第二,要么退出"的想法就是在一次参加宴会时随手在一张餐巾纸上写下来的。

      前哈佛大学校长陆登庭习惯于每天从任务清单中剔除一两条。

      (作者根据资料自己整理的案例)

      归根结底,无论是时间管理,还是任务管理,最终都要靠人的自我调整。时间管理的诀窍是自我操练,可以说时间管理就是不断要求自己操练并采取行动,因此自我操练才是提高效率、迈向成功的关键。
  • (责任编辑:中国历史网)
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