• 《职场礼仪一本通》 外事接待礼仪

  • 发布时间:2018-03-20 13:30 浏览:加载中

  •   外事接待礼仪中,要依来访者身份确定接待规格。接待规格过高,影响领导的正常工作;接待规格过低,影响上下左右的关系。因此,确定接待规格时要考虑周全。

      高格接待:即主要陪同人员比来宾的职位要高的接待。如上级派工作人员了解工作、传达意见,兄弟企业派人来商量要事等,须高格接待。

      低格接待:即主要陪同人员比客人的职位要低的接待。如主管部门或上级领导视察基层工作,只能低格接待。

      对等接待:即主要陪同人员与客人的职位同等的接待。这种接待规格最为常用。

      采取何种规格接待,关键取决于来访者的身份及实际情况,注意要灵活对待。

      接待过程中,还要遵从次序礼仪的要求,以准确定位来访者的身份,这是对来访者的尊重。一般有如下要求:

      (1)就座时,右为上座。即将客人安排在接待人员或领导右侧。

      (2)上楼时,主人走在后,客人走在前;下楼时,客人走在后,主人走在前。

      (3)迎客时,主人走在前,客人走在后;送客时,主人走在后,客人走在前。

      (4)进梯时,有电梯工作人员时,客人先进、先出;无工作人员时,主人先进、后出并按住电钮,以防电梯门夹住客人。

      (5)递名片、奉茶、介绍、握手时,职务要从高至低。

      (6)进门时,如果门是向外开的,拉开门后按住,再请客人进。如果门是向内开的,把门推开后,请客人先进。

      总之,外事社交场合,一般以右为大、为尊,以左为小、为次,进门上车,应让尊者先行,所有服务都应以尊者为首。

      迎送礼仪

      作为国际交往中一种常见的社交礼节,迎送宾客不仅是整个外事活动的开始和结束,而且是对不同身份的外宾表示尊重的重要形式。

      1.迎送安排

      外国客人来访,接待方首先要对迎送活动做出周密的安排部署,以保证客人在完成出访任务的同时,而且留下良好印象。

      确定迎送规格,主要依据来访者的身份和访问目的及两国交往的关系,同时还要参考国际惯例,维护综合平衡。

      (1)隆重迎送

      一般适用于来访的外国国家元首、政府首脑、重要的官方代表团。要仔细安排迎送仪式的每个环节和细节,稍有不慎就会损害国家声誉。因此必须讲求规范性和严肃性。

      (2)一般迎送

      适用于一般人员(专业代表团、官方人士、知名人士、民间团体等)的来访。在来宾到达时,应安排对等身份人员前往迎送。虽然迎送规格一般,但也应妥善安排,免得使客人产生不快,力求做到使来宾有“宾至如归”的感觉。不可应付了事,也不能过分夸张。

      (3)私人性质迎送

      来访者若为非官方人士,属于私人性质的访问,如久未见面的外国友人来访,可适当准备一些鲜花以示欢迎即可。以礼貌、实际、方便为原则。

      综上所述,即在迎送宾客时,东道主出面迎送的主要人士的身份、地位、职位,应当大体上与来访者相仿。应考虑以“对口、对等”为原则。在特殊情况下,出于两国政治需要或外交关系考虑,可打破常规,安排较大的迎送场面,给予较高的礼遇。但要避免造成厚此薄彼的印象。

      (4)准确掌握抵、离时间

      根据对等原则和守时原则,有关工作人员必须准确掌握来宾乘坐的飞机、火车、轮船抵、离时间,及早通知迎送人员和有关单位。迎接人员须在来宾抵达前10分钟到机场、车站、码头迎接;欢送时则须在宾客离开前到达指定地点等候,如有欢送仪式,则应在仪式开始之前到达,并准备充分。

      由于天气变化等意外原因,可能造成飞机、船舶、火车等不能准时到达。一般大城市,机场离市区又较远,因此,如果想既要顺利地接送客人又不占用迎送人员过多时间,就要准确掌握抵、离时间。迎接人员应在飞机(或火车、船舶)抵达之前到达机场(或车站、码头)。送行则应在客人登机之前抵达。如客人乘坐班机离开,应通知其按航空公司规定时间抵达机场办理有关手续(身份高的客人,接待人员可提前去代办)。

      2.迎送仪式和内容

      迎送仪式是外事活动中迎来送往的礼宾仪式,根据国际惯例,已有一整套完整的规范程序。但由于外事交往的规格与身份不同,仪式的内容与隆重程度都有很大区别。

      (1)场地安排

      场地安排因为礼宾规格种类不同而不同。外国领导人抵达与离开邀请国首都时,通常都举行正式的迎送仪式,有的国家选择在机场或车站举行,有的国家选择在议会大厦、总统府、国宾馆等地举行。在举行仪式的场所应悬挂宾主双方的国旗,并铺设地毯于领导人行进的路上,还要检阅仪仗队。

      (2)人员安排

      根据来宾抵、离时间,通知有关迎送人员,请身份相当的领导人及一定的官员,有些时候也会邀请各国或部分驻地使节参加。所有迎送人员都需提前到达指定地点。

      (3)护航

      有时对乘专机来访的国宾,派若干架战斗机护航。通常离首都100公里时进行迎接,也有从入境开始迎接的,护航机向来访主机发致敬信号,再编队飞至机场上空,当来访主机下降后,护航机绕机场一周后离去。

      (4)安排献花

      献花适用于礼遇较高的外宾。对于外宾,在迎送仪式上要安排献花,也属于国际交往的重要仪式。献花须用鲜花或鲜花扎成的花束,一定要注意保持整洁、鲜艳,忌用菊花、杜鹃花、石竹花等黄色花朵。也有习惯送花环的国家,或者送一两枝名贵的兰花、玫瑰花等。通常由少年儿童或女青年,在领导人与客人握手后将花献上。适宜在迎送客人和客人见面礼完毕之后。有的国家则由领导人夫人向女宾献花。

      赠送花束或花篮只限于夫妇同来,或只有女性的场合。送花给男性则是失礼的行为。假如外宾是夫妇同来,则须夫妇联名送花,假如对方只有女性,送花的人也只能用太太的名字。稍有疏忽,就会弄巧成拙。

      (5)相互介绍

      客人与迎接人员见面时,双方须互相介绍。通常先向来宾介绍前来欢迎的人员,可由礼宾交际工作人员或其他接待人员介绍。因客人刚到,可能会有些拘束,主人宜主动与客人寒暄。按国际礼仪标准:“应当受到特别尊重的一方有了解的优先权。”

      (6)欢迎仪式

      先奏客方国歌,全体人员行肃穆礼,军人行军礼,鸣放礼炮。鸣放21响为迎接国家元首,此为最高规格。19响为欢迎一般政府首脑,副总理一级鸣17响。但有些国家分得不那么细。来访国宾在主人的陪同下检阅三军仪仗队。在欢迎仪式上有主人和主宾简短的讲话,有时只在现场发表书面讲稿。

      (7)群众欢迎

      接待级别高的国宾时,有时会组织大场面的群众进行欢迎。队伍多由青少年组成,载歌载舞,挥舞两国国旗,沿国宾行进路线夹道欢迎。

      (8)陪车

      客人抵达后从机场到住地,以及访问结束由住地到机场,主人是否陪同乘车可视情况而定。如果主人陪车,主人应坐在客人左侧。如是三排座的轿车,译员坐在主人前面的加座上;如是二排座,译员坐在司机旁边。上车时,主人应从左侧上车,客人则从右侧上车,避免主人从客人座前穿过。遇客人先上车,坐到了主人的位置上,不必请其换位。车门应由接待服务人员关好,注意安全。

      对一般来宾的迎接。如果来宾是熟人,可直接上前握手,互致问候,此时不用介绍;如果来宾是首次来访,彼此又不认识,接待人员应主动做自我介绍;如果来宾是团体客人,可以事先准备特定的标志,比如使用接站牌或欢迎横幅等,以便客人主动前来接洽。

      (9)送别

      在送别重要客人时,东道主一方还会专门安排送行仪式。送行人员要提前列队恭候于送行地点,主宾与主人相见后,在主人的陪同下,主宾与主方送行的其他人员一一见面告别,然后主人在主宾的陪同下,与来宾方其他人员告别。接着由主人陪同来宾与送行的群众见面,由青少年代表或女性工作人员向来宾献花。最后来宾在主方人员的陪同下,正式登上自己乘坐的交通工具,宾主双方再次握手道别。普通来宾一般不用准备送行仪式。

      当外宾乘坐的交通工具正式起程离去之后,送行的人员方可离去。提前离开,对于送行对象来讲,是很不礼貌的。

      3.迎送工作中的具体事项

      ①迎送身份高的客人,在相应场所(机场、车站等)安排贵宾休息室,准备饮料。

      ②安排车辆,预订住房。条件允许的话,将住房和乘车号码通知客人。如果做不到,可将乘车表住房情况印好,在客人刚到达时,及时发到每个人手中,或通过对方的联络秘书转达。让客人做到心中有数,主动配合。主要迎送人员可陪同乘车,也可不陪同。陪同应请客人坐在右侧。

      ③指派专人协助办理入出境手续及机票(车、船票)及行李托运或提取等事宜。重要代表团人和行李都比较多,应将主要客人的行李先取出(最好请对方派人配合),及时送往住地,以保证客人的生活便利。

      ④客人抵达住处后,应稍事休息再安排活动,起码要给对方留下更衣时间。

      4.外事迎送注意十点

      (1)忌迎送规格不当

      一般来说,主要迎送人通常都要与来宾的身份相当。但由于国体不同,当事人可能由于特殊情况不能到场,做不到完全对等。遇此情况可灵活多变,由职位相当的人士或由副职出面。总之,主人身份要同客人对等为宜。若当事人不能到场,则不管如何处理,都应从礼貌出发,代表人要主动向对方做出解释。

      (2)忌迎送场面不当

      迎送场面的安排要适当。一般来说,若来访者非国家主要领导人,不举行隆重的欢迎仪式。

      (3)忌主人晚到或误迎误送

      主人晚到或误迎误送,都是失礼的表现。无论你事后如何解释,都已造成不好的影响。为此,必须准确掌握来宾乘坐的飞机、火车、轮船抵、离时间,及时掌握情况变动。

      (4)忌不主动热情

      见面时,迎接人员应热情走上前去欢迎,并主动介绍前来欢迎的主要人员。然后要有礼貌地倾听客人的介绍。相互介绍时,从双方身份最高者开始。客人初到,一般都比较拘谨,主人应热情、主动进行交谈。

      (5)忌迎送人员多变

      在安排接待的主人时,最好要安排周到一些,主人宜固定为好。切忌频繁更换,弄得说话接不上茬,容易使人感到陌生、拘谨。起码也要相对固定。如因工作需要而变换,最好先说明情况,表示歉意。

      (6)忌在迎送中不拘小节

      忌男人戴手套握手,或女人戴厚手套(女主人可戴薄型手套);忌为客人代提随身小包和随身之物;忌大声喧哗和随便打闹说笑等。

      (7)忌身份较高者为客人提送行李

      一般迎送中,参加迎送的职务较高者,不宜亲自为客人提送行李,以免有失身份和尊严。

      (8)忌迎送人员过多或过少

      在安排迎送人员时,一定要比例适当。人太少显得冷淡、不热情,有时连行李都无人去提;人员过多了,既浪费人力,又无实际必要。

      (9)忌迎送时间过于紧张

      迎送客人的时间事先要计算好,何时集合、出发、迎送,时间安排要妥当。过紧了,容易出现忙乱紧张的情况;过松了,既浪费时间,又显得无话可说,显得冷冷清清、松松散散。

      (10)忌迎送工作安排不周密

      要想使迎送工作做到双方满意,事先要周密考虑、认真安排,切忌马马虎虎。比如,迎送身份高的客人,事先应在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,适当准备茶水;来宾多的时候,还要事先安排好住房和迎送汽车。客人抵达住处后,稍事休息再安排活动,起码要给客人留下方便、洗漱和更衣的时间。

      会见礼仪

      国际上称会见为接见或拜会。凡身份高的人士会见身份低的,或是主人会见客人,一般称为接见或召见。反之,一般称为拜会或拜见。接见和拜会后的回访,称回拜。

      会见就其内容来说,分为政治性、事务性及礼节性三种,或兼而有之。政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题。事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等。礼节性会见时间较短,20分钟左右为宜,话题内容广泛。如有宴请活动,一般礼节性会见可安排在宴会前,不必单独进行。

      1.确定参加会见的人员

      会见来访者,一般应遵守“对等”原则,但有时因为业务或其他需要,上级领导或下级人士也可会见来访者。参加会见的人员不宜过多。

      2.会见的时间、地点

      会见的时间一般安排在举行宴会之前或来访者抵达的第二天。时间一般以半小时左右为宜。地点多安排在客人住地的会客室、会议室或办公室,也可在国宾馆等正式的会客场所。

      3.会见座位的安排

      会见时,宾主各坐一边。某些国家元首会见还有其独特礼仪程序,如双方简短致辞、赠礼、合影等。我国通常安排在会客厅会见,客人坐在主人的右边,译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他客人按顺序在主宾的一侧就座,主方陪见人在主人一侧按身份高低依次就座。座位不够可在后排加座。

      4.会见的一般礼节

      会客时,主人在门口迎接,问候并同客人一一握手,双方互相介绍参加会见的人员,然后引宾入座。主人主动发言,调动谈话气氛。双方可自由交谈,就共同感兴趣的话题发表自己的看法。注意交谈时的坐姿。主人与主宾交谈时,旁人不可随意插话,外人也不可随意进出。可在会见时备饮料、茶水招待宾客。主人应控制会见时间,最后以合影留念为由结束会见。合影后,主人将客人送至门口,目送客人离去。

      5.合影的礼宾次序

      合影时,一般主人居中,男主宾在主人右边,主人夫人在主宾右边,主宾夫人在主人左边,其他人员穿插排列,应注意,不要安排客人在居边位置,应让主人陪同人员居边。

      会谈

      会谈是指双方或多方就某些重大的文化、政治、经济、军事以及其他彼此关注的问题交换意见。会谈也可以是指洽谈公务,或就具体业务进行谈判。一般会谈的内容相对正式,话题集中,政治性或专业性较强。参加会谈的各方人员具有代表资格。

      1.确定会谈时间、地点、人员

      (1)时间确定

      ①双方事先明确约定。

      ②来宾起程前后,需再一次确认。

      ③提前到迎宾处等候。

      (2)地点确定

      ①交通工具停靠站。如车站、码头、机场等。

      ②来宾临时下榻之处。如宾馆、酒店等。

      ③东道主一方通常用于迎宾的场所。如广场、大厅等。

      ④东道主的办公地点门外。如办公厅门口、会客厅门口等。

      (3)会谈人员确定

      应慎重选择,因为会谈的专业性强,因此既要考虑具备专业特长,另一方面还要考虑专业互补和群体智慧。

      会谈人员既要懂得政策法律,又要善于沟通,具有较强的应变能力。同时还要确定主谈人或首席代表。

      2.会谈座位安排

      (1)双边会谈

      通常选择会议桌,宾主相对而坐,以正门为准,主人占背门一侧,客人面向正门。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧,有些国家习惯将译员安排在主谈人后面,一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面,若与会人员不多,也可安排在会谈桌就座。小范围的会谈只设沙发即可,双方座位按会见座位安排。双边会谈主要有两种座次排列形式:

      ①横桌式。横桌式座次排列是指将谈判桌横放于谈判室内,客方人员面门而坐,主方人员背门而坐。除双方主谈者居中就座外,各方的其他人士则各自按先右后左、自高而低的顺序分别在己方一侧就座。双方主谈者的右侧之位,若为国内谈判,副手可入座,而在涉外谈判中则应由译员就座。

      ②竖桌式。竖桌式座次排列是指将谈判桌竖放于室内,具体排位时以进门时的方向为准,客方与主方人士分右、左就座。在其他方面,则与横桌式排座相仿。

      (2)多边会谈

      多边会谈是指由三方或三方以上人士所举行的会谈。其座次排列可分为两种形式:

      ①自由式。自由式座次排列,即各方人士在谈判时自由就座,事先不用正式安排。

      ②主席式。主席式座次排列,是指在会谈室内设主席之位面向正门,由各方代表发言时使用。其他各方人士面向主席之位就座。各方代表发言后亦须下台就座。

      按照惯例,在双边会谈中,应设置姓名签。而在多边会谈中则不需要。在需要设置姓名签时,要确认不遗漏在座的每一个人。姓名签应以印刷体打印,如果是涉外场合,则应同时采用本国与外国两种文字。通常一种文字写一面,应以本国文字面对自己,而以外方文字面对对方。

      3.会谈场所安排

      通常在正式会谈的场所悬挂双方国家的国旗或在会谈桌上放置双方小国旗,在每个人的位置上放座位卡(中英文)、纸、笔以及饮料、水具等。假如在比较大的会谈场所,应考虑放扩音器。

      4.会谈的一般礼节

      同会见礼节。

      5.会见和会谈中的几项具体要求

      ①提出会见要求,应将要求会见人的姓名、职务、会见对象、会见目的告知对方。接见一方应尽早给予回复,约妥时间。若因故无法接见,应表明原因并表示歉意。

      ②接见一方的安排者应主动将主方出席人、会见(会谈)时间、地点及有关事项通知对方。作为前往会见一方的安排者,则应主动了解上述情况,并通知有关的出席人员。

      ③掌握会见、会谈的时间、地点和出席人员资料,及早通知有关人员和有关单位做好必要安排。主人应提前到达。

      ④会见、会谈场所应安排足够的座位。如双方人数较多,厅室面积大,主谈人的音量较小,宜安装扩音器。会谈如用长桌,应事先排好座位图,布置好座位卡,中外文标示清楚,卡片上的字体应工整清晰。

      ⑤如有合影,应事先排好合影图。合影图一般由主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。第一排要考虑到人员身份及场地大小问题,即能否都摄入镜头。一般来说,两端均由主方人员把边。

      ⑥客人到达时,主人在门口迎候。在办公楼门口或会客厅门口都可以。如果主人不到大楼门口迎候,则有关工作人员应到大楼门口迎候,将客人引入会客厅。如有合影,宜安排在宾主握手之后,合影后再入座。会见结束时,主人可将宾客送至门口或车前,握别后目送客人离去,然后再回室内。

      ⑦领导人之间的会见或是会谈,除陪见人和必要的译员、记录员外,其他人员完成工作后均应退出。如允许记者采访,可在正式谈话前做简短采访,然后统统离开。谈话过程中,旁人不要随意进出。

      ⑧会见时招待用的饮料,各国不一。国内通常选择茶水。夏天加冷饮。如会谈时间过长,可适当上咖啡或红茶。

      其他普通的会见,安排大体上相同,也要事先申明来意,约定时间、地点,通知来人身份和人数,准时赴约。礼节性的会见,应在一段时间后回访,半小时左右即可告辞,除非主人特意挽留。日常交往、客人来访,相隔一段时间后,应予回访。如果客人为祝贺节日、生日等喜庆日来访,则可不必回访,而在对方节日、生日时前往拜望表示祝贺。

      参观游览礼仪

      1.外宾参观礼仪

      外宾访问或旅游都会要求参观游览一些项目。长期居留和工作的外国人,要了解我国的一些情况,也有参观游览的需求。参观游览是外事交往活动中的一项相当重要的环节。

      (1)项目的确定

      参观游览项目的选择,主要从以下几个角度考虑:

      ①访问时间和性质,从而使参观游览具有针对性。

      ②客人的意愿与兴趣、专业以及特点。对身份高的代表团,可事先通过有关部门了解其需要。对一般代表团,可在其到达后共同商定。

      ③结合当地实际可能,有选择地参观一些项目。

      ④季节与时间的可能性。对季节性的项目,既要考虑到季节是否适宜,还要考虑参观时间的长短、路途的远近等。

      (2)安排布置

      在项目确定之后,应做出详细计划,包括参观顺序如何、如何安排休息、参观有无介绍、参观前后是否座谈、各参观点之间距离远近、交通工具的选择等。这些细节和某些具体要求一旦定下来,应通知接待单位及全体接待人员。

      (3)陪同

      按国际交往礼节,外宾前往参观时,通常由身份对等的人陪同前往。如有身份高的主人陪同,宜提前通告对方。接待单位亦有一定人员出面,并视情况安排解说。游览则安排导游人员。参观生产建设单位,在场的生产人员欢迎结束后应立即返回生产岗位工作,切勿围观。遇客人问话,应有礼貌地回答。

      (4)介绍情况

      参观工农业项目,一般是边看边介绍。务必保证实事求是。数字、材料要确切,但如有需要保密的内容则不要介绍。参观项目的基本概况事先发书面材料给参观人员。如参观人多,则宜分组介绍,或用扩音设备,一定要照顾到所有人员。

      介绍情况时要注意:

      ①要实事求是(注意保密)。

      ②要掌握时间,还要尽量让客人多看。为此,有关参观项目的书面材料应提前发给外宾。

      ③要灵活应对,把握分寸。

      ④要尽量使所有参观者都能听到、听懂,必要时可分组参观或使用扩音器。

      (5)摄影

      通常可以参观的地方,如景区、公共场所以及外国人参观的地方,原则上都允许摄影,不予干涉。遇到不让摄影的项目,如文物、专利设备等,应提前转达给来宾,现场宜设有警告牌或中、英文的说明标志,以免引起误解。

      (6)用餐安排

      参观地点遥远,或外出游览,要考虑用餐地点和时间。如果郊游,应准备餐具、饮品、食物等。有的地方还要预订休息室。

      (7)其他

      如果乘车去远处参观,要保证车辆安全、汽油充足。人多时宜带备用车。参观游览的出发时间、集合地点应通知全体有关人员。

      2.出国参观的礼仪

      出国参观的参观项目,要符合访问目的,但也要入乡随俗、客随主便。

      参观过程中,可以广泛接触,交谈,促进沟通与了解。同时也要注意当地的风俗和宗教习惯。参观结束,应向主人致谢。如主人在门口送行,上车之后应挥手致意。

      尊重对方的风俗和宗教习俗。如一些国家为了保护建筑物,要求参观者要主动穿鞋套等。拍照时,应事先向有关人员了解有无项目禁止拍照。参观游览时要做到衣着整洁,仪容应修整。

      3.接待外商参观礼仪

      外商来本地区(单位)参观时,简明扼要介绍地区(单位);内容要真实、材料要丰富、形式要活泼多样;实事求是,不过分夸大优点,也不要掩盖缺点。

      外商参观工厂、学校不应停工、停课,照常进行工作、学习。当客人主动与我方人员握手、攀谈时,应热情地予以回应。

      外商参观的单位不应自行悬挂标语、国旗和外国领袖像等,一切由接待单位进行安排。

      陪同参观人员不宜过多,同时确认安全保卫工作到位。指定陪同人员不应半途离去或不辞而别。

      介绍情况应面向全体,避免厚此薄彼。对方提出的问题,应区别情况慎做简明答复;态度诚恳、慎重,不要随意允诺送给客人礼品、产品、资料等;注意内外有别,遵守保密规定。

      参观时,不仅要照顾好主宾,还应照顾好其他客人,保证参观队伍整体性。

      我方陪同人员应及时给客人介绍有利于对外宣传的事物。

      宴请礼仪

      同前文所述。

      馈赠礼仪

      馈赠礼仪包括馈赠礼品和接受礼品两个方面,是表达情意的一种人际交往形式。尤其在外事交往中,通常有礼物馈赠,它可以增添双方的友谊、沟通情感,为进一步交往打下良好的基础。馈赠礼仪规范有以下几点:

      1.馈赠礼品

      馈赠礼品时,外事工作人员通常应对下述两个要点予以重视:

      (1)礼物的定位

      ①其身价,应强调纪念意义而非价格昂贵。接待人员必须谨记,与外方的旧友新朋打交道时,无须次次送大礼。即便有必要向对方赠送礼品,也需要讲究“礼轻情义重”。有时,画册、纪念章、明信片等,亦受对方欢迎。

      ②明确礼物的对象性。礼物的对象性是指在选择礼品时,应当根据具体对象的不同而有所区别。要求接待人员在选择礼品时,因人、因事而异。例如,日本人对中国的抽纱手帕十分欣赏,可意大利人却认为十分晦气。用于国务活动的礼物与用于私人拜访的礼物是不相同的。

      ③体现礼物的民族性。最具有中华民族传统特色的礼物应该最适合送外宾。如图章、玉佩、筷子、手炉、剪纸、窗花、唐装、围脖、布鞋、二胡、笛子、空竹、风筝以及中国结、油纸伞、生肖挂件等,都深受外宾的喜爱。

      ④牢记礼物的时效性。有些礼物只有在一定的时间段之内才会“大放异彩”,产生其应有的效果。例如,在2008年北京奥运会举办之前和赛事期间,外事工作人员向外宾赠送印有其标志或吉祥物的礼品,必定大受欢迎。相反,赛会结束后再送人,则除专业收藏者之外,外宾对其兴趣已所剩无多,甚至还有可能视其为“处理品”。

      ⑤重视礼物的便携性。通常若来宾为远道来访,则挑选礼品时,须兼顾其便于携带。不宜赠送易于损坏或是给对方带来麻烦的礼品。如以民间工艺精制的陶瓷、bō璃制品或巨型图画、雕塑、屏风、摆件,由于其容易破碎,或者体积庞大、笨重,通常都不宜向来宾贸然相赠。

      (2)礼品赠送规则——“6W规则”

      所谓“6W规则”,是指外事工作人员向外宾赠送礼物时,须统筹考虑六点要求。这六点的英文均以“W”字母作为词首或词尾,故此外事礼仪名之曰“6W规则”。

      第一个“W”是“Who”。要求外事工作人员要明确受赠对象是“谁”,即要详细了解受赠者。对于来自不同国家和地区、不同民族、不同阶层、不同性别、不同年龄、不同职业、不同的受教育程度以及不同的文化背景的来宾,应区别赠送礼品。

      第二个“W”是“What”。要求外事工作人员必须重视送什么礼物给来宾。不但礼物的选择因人而异,而且要兼顾赠送者的能力、交往双方的关系、赠送礼品的场合等。

      第三个“W”是“Why”。要求外事工作人员须明确“为什么”。“为什么”送礼品给来宾,既不是为了贿赂、收买、拉拢对方,也不是为了逢迎、讨好对方。而是表达自己对来宾的尊重、友好与善意。

      第四个“W”是“When”。要求外事工作人员必须审慎地对待“什么时间”赠送礼品为佳的问题。通常,宾主双方处理这一问题的具体做法是有所不同的。充当客人时,外事工作人员通常应当在首次正式拜会主人时或宾主双方相见之初将礼品送给主人。充当主人时,外事工作人员通常在饯行宴会时或前往客人下榻之处为其送行时向客人赠送礼品。

      第五个“W”是“Where”。要求外事工作人员必须认真确定“什么地点”向外宾赠礼品较为合适。按照国际惯例,这一问题还得考虑到“公私”有别:因公交往赠送的礼品,应在办公地点或大庭广众之前赠送,以示隆重。因私交赠送的礼品,则应在私人居所或并无他人在场之际赠送,以示两方关系深厚、私交甚笃。

      第六个“W”是“How”。它要求接待人员应充分考虑采用何种方式赠送礼品,即“如何”赠送礼品的问题。应注意三点:

      一是要关注赠送者的身份。在官方活动中向来宾赠送礼品时,若有可能,最好由当时到场的我方身份最高者亲自赠送,以提高赠送的级别。

      二是要重视礼品的包装。在国际交往中,礼品的包装一向备受重视。对礼品认真加以包装,不但可以提升其档次,而且还可表现己方郑重的态度以及对受赠者的尊重。

      三是要对礼品做介绍。对礼品的产地、特征、用途以及寓意,应适当向受赠者进行解说。

      2.接受礼品

      在接待活动中,来宾也会赠送礼品。在一般情况下,外事工作人员在收受来宾的礼物时,需要注意以下四个问题:

      (1)欣然接受

      当来宾向外事工作人员赠送礼品时,外事工作人员应落落大方、礼貌地接受所馈赠的礼品。切不可躲躲闪闪、忸怩作态地推来推去,或者与来宾过分客套。具体而言,当场接受来宾的礼品时,应起身站立,面带微笑,先以双手接过礼品,随后与对方握手,并正式就此表达自己对来宾的谢意。

      (2)启封赞赏

      在西方国家里,人们在接受礼品时,习惯当场拆开包装,将其取出仔细欣赏一番,并表示赞赏。如日本人忌讳包装上打蝴蝶结,送礼时要在门口打开包装,而欧美人则喜欢亲自接受并拆开礼物包装。这种中国人不太接受的方式,早已在国际社会里逐渐演化为受赠者接受礼品时需要遵循的礼节。在外事活动中接受来宾所赠送的礼品时,外事工作人员若不当即将其启封,或不予置评,都会被理解为对其完全不屑一顾,因而会伤害赠送者的自尊心。

      (3)拒绝有方

      对于来宾所赠送的礼品,并非要全数接纳。一般而言,来宾赠与外事工作人员的违法、违禁、违规的物品,有辱我国格、人格的物品,背离社会公德的物品,有碍我方正常执行公务的物品,或有害于双方关系的物品,均不得接受。但在拒受外方的礼品时,我方人员应阐明其具体原因,有礼有节,不卑不亢。若对方非有意为之,则还须在拒受礼品的同时向对方致以谢意。

      (4)有来有往

      接受外方人士的礼品之后,切莫忘记“有来有往”。通常有两种方式回赠。

      适时向对方回赠礼品。礼品的性质与档次,大体上可与对方的礼品相近或相仿。一般为对方礼物价值的1/2。

      在接受礼品后,尤其是比较珍贵的礼品,应真诚地向对方道谢。除了应当场向赠送者正式道谢之外,还可在事后再度表达此意。通常可以在一周内致信、发邮件或打电话再次感谢对方,也可在再次相见时,提及自己很喜欢对方所赠送的礼品。

      作为外事工作人员一定要谨记,不论礼品是送给集体还是个人,通常一律上交给自己所在的工作单位或部门。
  • (责任编辑:中国历史网)
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